¿Por qué implementar una pantalla táctil/pantalla de reservas frente a la puerta de la sala de conferencias?

(1)Antecedentes de la implementación de pantalla táctil/pantalla de reserva en la sala de conferencias

Se han colocado pantallas táctiles/pantallas de reserva en el exterior salas de reuniones y salones de banquetes durante muchos años. Estas pantallas se implementaron por primera vez en los centros de convenciones, ya que los eventos en la sala cambian casi a diario. La pantalla táctil/pantalla de citas proporciona una excelente herramienta para mantener informados a los asistentes sobre lo que sucede detrás de puertas cerradas. Es más respetuoso con el medio ambiente y más preciso que los carteles de papel impreso. Por la misma razón, las grandes corporaciones están introduciendo pantallas de citas en las salas de reuniones en sus lugares de trabajo para administrar su espacio de reunión más valioso.

Si no hay tal pantalla de citas fuera de la sala de reuniones: cuando abro una puerta cerrada, solo descubro que hay docenas de ojos mirándome en la sala, solo para darme cuenta de que mi reunión programada no es en esta sala de reuniones. O cuando llevo a un visitante a tomar una sala de conferencias gratuita (mi reserva fue tomada por otro grupo debido a un conflicto de tiempo), solo para descubrir que a la mitad de la reunión, otro grupo entra y afirma que ha reservado una sala para el próximo hora . Estas experiencias no solo interrumpieron las rutinas de trabajo, sino que hicieron que los invitados VIP se preguntaran si la experiencia de la organización en otras áreas estaba igual de desorganizada. También son una fuente del costo de la ineficiencia. Un estudio estima que solo en los EE. UU., las reuniones ineficientes cuestan $ 37 mil millones al año.

Hoy en día, las empresas tienen cada vez más demanda de sistemas de reserva de conferencias, y muchos productos y fabricantes profesionales de sistemas de reserva de conferencias han surgido a medida que los tiempos lo requieren. El sistema puede evitar de manera efectiva los conflictos de las reuniones, facilitar las consultas del personal y divulgar la información de las reuniones de manera oportuna. Los métodos de gestión en red, informativos y automatizados ayudan a las empresas y unidades a tener capacidades de operación comercial más seguras y sólidas. Pero todavía hay mucha gente que no conoce las funciones de la pantalla táctil del sistema de reservas de conferencias. El siguiente editor le presentará las características funcionales de la pantalla táctil del sistema de reserva de conferencias.

La pantalla táctil del sistema de reserva de conferencias es una parte importante del sistema de reserva de conferencias, y la pantalla táctil se despliega principalmente frente a la puerta de cada sala de conferencias. Puede realizar la interconexión e intercomunicación de la información del sistema y mostrar automáticamente la información de la reunión en la pantalla después de recibir la información de la reunión y realizar la gestión unificada de la información de la reunión inteligente. La pantalla táctil del sistema de reserva de conferencias no solo puede hacer que las empresas y las unidades se vean cada vez más altas, sino que, lo que es más importante, puede mejorar en gran medida la eficiencia de gestión de las empresas y las unidades.

Visualización de reserva de pantalla táctil en la sala de reuniones

(2)El papel de implementar pantallas táctiles/de reserva en conferencias

Con la continua madurez de la tecnología de visualización comercial, las pequeñas pantallas táctiles/pantallas de visualización de citas se verán en muchas salas de reuniones corporativas. Estas pantallas se implementaron por primera vez en el centro de conferencias, porque las reuniones en el centro de conferencias cambian casi todos los días, y ahora muchas empresas o unidades gubernamentales están comenzando a utilizar esta buena herramienta. Es más respetuoso con el medio ambiente y más preciso que los carteles de papel impreso. Por la misma razón, las grandes corporaciones están introduciendo pantallas de citas en las salas de reuniones en sus lugares de trabajo para administrar su espacio de reunión más valioso. El uso de la pantalla táctil/pantalla de reserva frente a la puerta de la sala de conferencias puede mostrar de manera flexible la información de la conferencia, evitar conflictos en el uso de la sala de conferencias y mejorar en gran medida la eficiencia del uso de la sala de conferencias.

(3) ¿Qué puede hacer la pantalla táctil/pantalla de visualización de citas?

  1. Puede completar el trabajo de proporcionar información clave sobre eventos a puerta cerrada, así como una lista de los próximos eventos del día. Los horarios de las reuniones también ayudan a los empleados a determinar cuánto tiempo permanecerá libre la sala antes del próximo evento.
  2. La pantalla táctil/pantalla de citas proporciona luces de colores brillantes en ambos lados de la pantalla para extender la distancia visible de la información de disponibilidad de la habitación. El verde indicará que la sala está libre y el rojo indicará que hay una reunión en curso.
  3. Para mostrar una variedad de información de la reunión, la pantalla de visualización puede mostrar la información de la reunión actual o el arreglo de la información de la reunión del día, para que las personas puedan comprender rápidamente el uso de la sala de reuniones ese día. Los usuarios pueden escanear un código QR en la pantalla con su teléfono móvil para reservar fácilmente una habitación en el acto a través de Internet.
  4. La pantalla de visualización de la sala de conferencias no solo puede publicar la información más reciente de la reunión a tiempo, sino que también puede publicar discursos de bienvenida, imágenes, mensajes intercalados, audio y video, Office, álbumes de fotos y otra información, y puede publicarse fácilmente en varios clientes de visualización para facilitar organización de la reunión Los participantes y los participantes pueden mantenerse al tanto del progreso de la reunión y la organización de la reunión. 

Visualización de reserva de pantalla táctil en el pasillo

 (4) ¿Cuáles son las funciones del sistema de reserva de conferencias?

  1. Gestión de personal: gestión de la autoridad del personal de apoyo, el personal relacionado con la conferencia tiene la autoridad para ingresar a la sala de conferencias correspondiente y la configuración de información del personal de apoyo
  2. Pantalla de información: admite pantalla de información multimedia, pantalla de información del pronóstico del tiempo, pantalla de estado de la sala de conferencias, pantalla de anuncios.
  3. Autenticación de la identidad del participante: Admite la autenticación de la identidad del participante, admite el escaneo de la cara o el código QR para abrir la puerta e iniciar sesión en la función de autenticación
  4. Administración de lugares: administración de lugares de apoyo, configuración de información de lugares, adiciones de lugares, eliminaciones, verificación y modificación, y recordatorios de conflictos de citas
  5. Admite la carga y descarga de materiales de la reunión: los materiales de la reunión se pueden cargar en el servidor antes de la reunión, y los participantes pueden descargar y ver directamente el contenido de la reunión preparada
  6. Control de vinculación: admita el control de vinculación del equipo de la sala de reuniones, como configurar el equipo de la sala de reuniones para que se encienda automáticamente 10 minutos antes del inicio de la hora de la reunión y todo el equipo se apague automáticamente después de que termine la reunión.
  7. Implementación local, en algunas aplicaciones especiales, teniendo en cuenta la confidencialidad del proyecto, este sistema también puede implementarse de manera segura bajo la estructura de red local y personalizarse para unidades grupales, empresas e instituciones.
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